Interesados
Durante la etapa de inicio se han podido identificar a los principales interesados en el proyecto. En la planificación vamos a profundizar este tema y buscar que participen activamente, esto permitirá recolectar sus requisitos, verificar si los mismos están considerados en el proyecto y gestionarlos a lo largo del proyecto. Para esto, empezaremos con que preguntarnos: ¿Quién puede ser un interesado?
Aquí están algunos ejemplos muy comunes de interesados:
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Director del Proyecto: Responsable por gestionar el proyecto.
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Cliente: Utilizará los productos/servicios del proyecto. Puede ser o no el usuario final.
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Patrocinador: Financiará el proyecto.
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Equipo del Proyecto: Recursos humanos qué estarán completando las tareas del proyecto.
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Usuario Final: Utilizarán los productos o servicios del proyecto.
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Público en general: Según del tipo de proyecto, el público puede ser un interesado.
Matriz de Poder/Interés
Una herramienta muy recomendable para clasificar a los interesados es la Matriz de Poder/Interés. Una vez identificados los potenciales interesados, junto con la información más relevante sobre ellos como: expectativas y niveles de influencia; analizamos el impacto o apoyo potencial que cada interesado en el proyecto. Para poder hacerlo, primeramente, nos haremos dos preguntas por cada interesado:
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¿Puede paralizar o cancelar el proyecto? Si la respuesta sí o posiblemente sí, nos encontramos con un interesado con alto poder.
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¿Qué tanto quiere conocer sobre el proyecto? Si la respuesta es mucho, es un interesado con alto interés.
La importancia que tiene la Matriz Poder/Interés se debe a que según el cuadrante en el que se encuentre un interesado podemos gestionarlo de mejor manera.
En el caso de interesados con alto poder e interés debemos gestionarlos atentamente. Es decir, informarles continuamente de los avances, comentarles si hay cambios y reunirnos con ellos periódicamente.
Para los interesados con alto poder y bajo interés hay que mantenerlos satisfechos con sus requerimientos. Por lo general estos requerimientos son de información o cumplimiento de normas o reglamentos.
En cuanto a los interesados con bajo poder y alto interés, lo mejor es mantenerlos informados, o sea remitirles la información de avance cuando alguna situación los involucre, y de preferencia un resumen ejecutivo con la información más relevante para ellos.
Finalmente, a los interesados con un bajo nivel de poder e interés, hay que monitorearlos para reconocer algún cambio o suceso que se produzca y cambien de cuadrante.