Comunicaciones

Cuando comienza un proyecto hay que tener en cuenta cómo se realizará la comunicación entre los diferentes interesados. Hay que tener claro los canales que serán utilizados para comunicarse, compartir información, reunirse, gestionar avances, etc.

Es importante determinar las necesidades e información requerida por parte de los interesados. Asimismo, se deben establecer los canales adecuados de comunicación con cada interesado, la información solicitada y con la frecuencia acordada.

Herramientas colaborativas

A continuación veremos algunas herramientas que ayudarán en la gestión de la comunicación e información:

  • Comunicación entre miembros del equipo: Existen muchas alternativas avanzadas como el correo electrónico o muy sencillas como WhatsApp o Messenger. Sin embargo, hay que tener cuidado al establecer las reglas para cada una de estos medios de comunicación. Es recomendable utilizar las aplicaciones de mensajería instantánea para comunicaciones informales. Los asuntos importantes siempre deben tener un canal formal.

  • Compartir información: Se pueden utilizar servicios de almacenamiento en línea como Dropbox, Google Drive, Box, etc. Revisa las condiciones de cada servicio y sobretodo los límites de espacio que te brindan.

  • Reuniones y Conferencias: Actualmente, mantener reuniones o conferencias en línea es lo más común hoy en día. Servicios tales como Skype, FaceTime, Zoom, entre muchas otros, pueden facilitar mucho las cosas. Considera la calidad de servicio que te brinda cada plataforma, de acuerdo al entorno de tu proyecto para establecer la mejor alternativa.

  • Herramientas Administrativas: Estas son muy útiles para integrar el trabajo del equipo, algunas ayudan con el cronograma, realizar el monitoreo y control, asignar responsabilidades a los miembros del equipo, entre muchas otras. Estas herramientas pueden ser Microsoft Project, Open Project, Primavera, etc. También existen plataformas gratuitas que cubren muchas de nuestras necesidades de gestión como Slack, Trello, Asana, entre otras que puedes encontrar en la web. Sin embargo, es conveniente que analices tus necesidades de gestión para utilizar estas herramientas.

Partiendo desde este punto de vista podemos decir que la calidad se planifica, se diseña e incorpora antes que empiece la ejecución.

Matriz de comunicaciones

Una herramienta que servirá para organizar el contenido a comunicar, el canal, la frecuencia, entre otros campos es la Matriz de comunicaciones:

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