Cierre

El Cierre es la etapa final del proyecto. Durante esta etapa se debe realizar lo siguiente:

Completar formalmente el proyecto

Durante la ejecución del proyecto vamos obteniendo algunos entregables por lo que es importante:

Confirmar que el trabajo se ha realizado según los requisitos.
Obtener la aprobación formal del producto o entregable, así sea de forma parcial.
Completar reportes de desempeño.

También es recomendable que no esperar a terminar todo para reunirse con el cliente y el sponsor, ya que pueden aparecer correcciones por realizar para lograr la aceptación final.

Al momento que se transfieran los entregables al cliente final, hay que constatar que los mismos tengan implementadas todas las observaciones o correcciones acordadas con el cliente y el sponsor. Recuerda que no es nada recomendable que surjan arreglos de última hora.

Cuando se trasfieran los entregables, es necesario firmar un acta de entrega-recepción. Este documento ayudará a evitar el gold-platting (cambios que no generar valor para el proyecto).

Muchas veces cuando finalizamos el proyecto, existen algunas tareas que a menudo se olvidan pero que se deben tomar en cuenta. Estas pueden ser:

Completar los contratos pendientes con proveedores
Liberar recursos para otros proyectos
Completar el cierre administrativo que incluye inventarios, traslado de documentación, equipos o maquinarias,

Entregar las instalaciones que fueron ocupadas durante el proyecto, etc.

Datos históricos y Lecciones aprendidas

Cuando finaliza el proyecto existe mucha información que se ha generado como: la EDT, el presupuesto, el cronograma, los reportes de avance, los registro de cambios, etc. Esta información debe ser organizada y entregada al sponsor, ya que forma parte de los datos históricos.

Una tarea vital durante el cierre del proyecto es recopilar las lecciones aprendidas. Siendo que los proyectos son un esfuerzo temporal que crean un producto o servicio único; estos también generan lecciones únicas. Estas lecciones pueden ir desde correcciones para estimar tiempos de duración de las actividades, observaciones durante la ejecución del proyecto, cambios solicitados por los interesados, nuevos procesos operativos que optimizan recursos, etc. Recuerda que para obtener las lecciones aprendidas se debe:

Analizar los errores y aciertos.
Identificar las causas.
Documentar las causas analizadas.
Desarrollar metodologías, procedimientos o procesos mejorados.
Aplicar o repetir lo aprendido en nuevos proyectos.

No hay que subestimar estas lecciones, ya que estas permitirán mejorar el desempeño en proyectos futuros conjuntamente con los datos históricos.

De igual manera, como una buena práctica, al finalizar el proyecto se debe realizar el informe final. En este informe se detallan las consideraciones iniciales expuestas en el Acta de Constitución del Proyecto, se confirma el cumplimiento de los objetivos o los motivos por los que no fueron alcanzados, los cambios aprobados más relevantes y el impacto de tuvieron en el desempeño del proyecto. Igualmente, se debe colocar el presupuesto y plazos iniciales comparándolos con los que efectivamente fueron ejecutados.

Esto servirá de mucho para evaluar el proyecto a su término y dar seguimiento a los objetivos de negocio que se buscan conseguir a futuro.